時間管理新解

時間管理新解——明天再做吧！

文/蕭若凌

在講求速度的現代工作環境，與時間賽跑早已是家常便飯，更是許多人逃脫不了的惡夢。我們和時間之間的關係其實不需要如此緊張。我們不可能增加時間，但是可以減少浪費時間，只要我們稍許改變一下工作的方法，時間絕對夠用。

你的工作是否如你所希望的有條理、整齊、有效率？是否覺得時間老是和自己過不去？時間愈來愈少，工作卻是愈來愈多。

時間彷彿成了現代工作者的奢侈品，儘管資訊科技產品不斷推陳出新，但仍無法解決時間管理的煩惱。英國知名生涯管理顧問、曾著有暢銷書《搞定一切，還有時間玩》的馬克‧佛斯特（Mark Forster），在最新出版的《明天再做》（Do It Tomorrow）的書中與讀者分享他多年來關於時間管理的最新體驗。
　　
想清楚要達成的結果
　　
這個原則聽起來似乎沒有什麼特別，但卻時常被忽略。在列出待辦事項的工作清單時，我們多半只想著把要做的工作寫下來，卻沒有退一步想，明天、下星期、或下個月要達成的目標是什麼。沒有想清楚目標，就覺得每件事情都是重要的、必須緊急完成。
　　
時間管理很重要的一個原則就是決定不做哪些事情。一旦你有了清楚目標，就知道哪些事情不該做。馬克‧佛斯特建議，與其列出該辦事項（to-do list），不如改成不該辦事項（not-to-do list）。

例如：

　　‧早上10點之前不回任何電話。
　　‧晚上7點之後不工作。
　　‧除了A專案之外，不會分心處理其他不相關的事情。
　　‧收發電子郵件的時間不超過1個半小時。
　　‧在完成原本的工作目標之前，不會分心去做其他工作。
　　
其實一整天工作下來，讓我們分心或是被打斷的情況數也數不清，雖然知道自己該做什麼非常重要，但是清楚自己不該做什麼更重要。
　　
每天做一點更有效率
　　
如果必須完成一份報告或專案，你會每天按部就班逐步完成其中某個部份，還是集中在某個時段完成？
　　
正確的方法是，每天做一點比較有效率。好比說，你要學習新的樂器或是語言，最有效的學習方法就是每星期固定上課與複習。原因在於，人的大腦需要時間消化與吸收資訊、創造連結、最後形成新的想法或觀點。

不論是寫報告或是負責專案，如果把事情集中在很短時間內完成，一方面會讓自己感到極大的壓力，心裡會有強烈的抗拒感，不願意開始。另一方面，如果時間過於倉卒，反而很難有好的想法出現，甚至是完全沒有想法，結果只會讓自己愈來愈焦慮。
　　
切割工作、分階段完成是很重要的，但是也不需要把時間拉太長。想必你也有過這樣的經驗，如果太早開始，因為距離最後期限還有很長的時間，通常不是很用心在做。
　　
舉例來說，如果你必須在月底前完成一份重大分析報告，或許在第3個星期就要先擬定好整體的架構與內容大綱，第4個星期完成，而不是等到最後一星期才開始。
　　
特別是，如果你擔任的是專案負責人，如何擬定工作進度是非常重要的，你必須非常清楚專案的工作內容到底有哪些？要如何分類與切割，這樣才能做好細部的時間規劃，確實掌握進度。
　　
別不停把工作往身上攬
　　
擁有足夠時間才能把事情做好，但如果完全沒有任何時間限制，又會成為另一種災難。如果去問那些擅長創意思考的設計師或創作者，要有好的創意必須有明確的範圍與限制，天馬行空的胡思亂想一定不會有任何結果。
　　
因此，當你在排定每天的工作計劃時，不僅是列出工作項目，更要在旁邊註明預計花費的時間，提醒自己。因為假設沒有做到這點，往往會不自覺地花太多時間在某件事情上或是容易分心，反而耽誤其他的工作。如果你知道自己必須在1或2小時之內完成，就會比較專心。
　　
舉例來說，多數人進公司的第1件事就是收發電子郵件。原本你希望處理完所有信件之後再開始工作，但是同時又一直收到新郵件，最後眼看就快要到午餐時間了，電腦螢幕仍停留在電子郵件信箱的畫面。
　　
然而，如果預先設定每天早上先花1小時處理電子郵件，時間一到，就算有其他新的郵件進來，也必須立即關閉信箱，開始今天的工作。

同樣地，每天工作時間有限，能處理的工作量當然也很有限，如果原本預計要完成5個工作項目。但是中途可能又臨時插入2件非常緊急而且重要的事情。這時你該做的不僅是在工作清單中額外加上這2件事情，同時一定要刪除2件工作。
　　
趕走意外的干擾
　　
正如前面所提及，阻礙工作完成最大的原因就是意料之外的干擾。事情永遠不如我們預期，意外的干擾永遠會發生，重點是，你如何做出回應。而且，有些意外事件其實是可以預先避免的。
　　
現在就來做一個測驗。你認為以下5種情況，哪些是真的不可預期的事件？哪些是可以避免的？要如何面對這些情況？
　　
1.老闆把你叫進他的辦公室，指派你負責一項新專案，而且提醒你接下來幾個星期會非常忙碌。
　　
2.你的朋友寄了一封電子郵件，告訴你有一個網站很不錯，要你一定要進去看。你點了網址，花了幾分鐘瀏覽這個網站。
　　
3.某位客戶急著打電話給你，要求你立刻趕到他們公司。
　　
4.老闆要求你在今天下班前完成某件工作。
　　
5.你必須立即丟下手邊工作，緊急到便利商店買紙杯，因為剛剛才發現公司的紙杯已經用完了，但是10分鐘後的會議必須用到。
　　
正確的答案是：
　　
1.老闆把你叫進他的辦公室，確實是意料之外的事件，但是他要你負責的新專案卻不是。接下來幾個月的時間，這個專案將會是你的工作重心。換句話說，你必須重新調整工作的優先順序，刪除其他比較不重要的工作。當然，你也必須把工作情況清楚向老闆說明，有哪些工作會受到影響，必須延後完成。
　　
2.這封信完全是意料之外的事件，而且是不必要的干擾，根本不需要理會這封電子郵件。
　　
3.客戶的這通電話當然是突如其來的干擾，但是並不代表你必須馬上趕到客戶那裡。先了解客戶的問題是什麼、到底有多緊急。不要沒有弄清楚狀況，就直接跑去客戶那裡，完全打亂自己的行程。

4.這種情況確實非常煩人。如果老闆三不五時就要求你緊急處理某件事情，就該確實反映，說明自己的難處。
　　
5.這種情況完全可以事先避免，如果必須由你負責召開某個會議，應該在前一天準備好所有需要的資料或東西，這樣就不會手忙腳亂地應付突如其來的問題。
　　
有興趣不等於有能力做到
　　
所以覺得時間不夠用，是因為我們想要做的事情太多，但又低估了做這些事情需要花費的時間。把工作行程排得滿滿的，最後卻發現根本做不完。
　　
我們對於自己有興趣的事情會過度樂觀，只是覺得好玩，卻沒有考慮到可能的付出。現在就把你想要做的每件事情都寫下來，不論是工作或生活上的都可以，例如學習第2外語、研究所進修、運動……等。列出清單之後，針對每個項目回答以下3個問題：
　　
1.如果要全心全意去做這件事，我必須開始做哪些事情？
　　
2.如果要全心全意去做這件事，我必須放棄做哪些事？
　　
3.我是否做好心理準備，願意付出一定程度的代價，全心全意去做這件事？
　　
當你仔細想清楚真正投入某件事情需要花費的心力或時間時，就能知道自己不可能同時做那麼多事，只能選擇其中一兩項而已。
　　
同樣地，當你在排定拜訪客戶或是會議行程時，不應該是以正常情況作為標準，認為每個客戶或會議應該都可以在1小時之內結束。
　　
事實上，應該要事先擬定好每次拜訪客戶或會議的內容以及要達成的目的，並設想可能發生哪些問題或情況，再估計可能要花費的時間，這樣的行程安排才有效。
　　
否則常見的情況是，行程安排太緊湊，稍微有任何的延誤，就影響到後面所有的流程，一樣無法達到原本安排的目的。
　　
找到適當的工作方法
　　
就好比你在演說或寫作時，內容必須很有條理、有邏輯，你的工作方法也必須如此。有時候，我們之所以覺得事情永遠做不完，並非事情太多，而是工作方法出了問題。

以名片歸檔來說，或許你習慣每天將拜訪客戶所蒐集到的名片直接依照產業或職務類別歸檔，然而這種方法不見得是最好的。如果你正在進行某個銷售案，固定會和某些客戶聯絡，需要時常用到這些名片。可是每次要翻閱這些人的聯絡方式，就得先花幾秒鐘想想到底是放在哪個類別，然 後再開始搜尋，這種做法非常浪費時間。
　　
你應該把最近正在處理的工作有關的客戶名片另外放在方便翻閱的地方，等到工作完成之後再歸檔放進名片簿中。
　　
又或者，在決定今天的工作順序時，必須考慮工作的內容。例如A工作需要打幾通電話給客戶確認某些細節，這時你就必須想想通常在什麼時間比較容易聯絡上客戶，那麼A工作就必須在這個時段做這件事。
　　
等著你去做的事情絕對比你可用的時間還要多。1天只有24小時，我們不可能增加時間，但是可以減少時間的浪費，這也是做好時間管理的關鍵。
　　
在閱讀這篇文章之前，你是不是做了哪些浪費時間的事情？現在就開始堵住你的時間漏洞吧。